# CA du 22/09/2022 Présents: QL ERG EJ HF PMI PP PM FV GF MG SJ ## Tour de table com par com ### Budget Les comptes devraient être proches de l'équilibre. Encore quelques versements de partenaires non reçus, et quelques factures non réglées ### Com Manque de monde et réactivité : * pour la distribution des affiches. Génère du gâchis car il en est resté plein. * pour la distribution des sets de table effectuée principalement par JP et HF, avec soutien de PP et MG Petit raté pour le programme car finalement un plan aurait été bien utile, ne serait-ce que pour localiser les toilettes. Il y a aussi eu beaucoup de programmes non distribués. Pourrait être pris en charge par les poissons pilotes. Conception affiche et autres supports en mode urgence. Pas assez de marge sur le nombre de tshirt. ### Programmation Public un peu déçu par le nombre de fanfares. Une fanfare de plus n'aurait pas été de trop. ### Montage parc Difficulté à retrouver nos marques pour le prêt / location de matériel. Pas d'anticipation car nous nous sommes trop reposés sur nos acquis. Stress supplémentaire et solutions de dernière minute. Gérer précisément les dates / heures d'arrivée des chambre froides car nécessaire pour calage équipe cuisine. La commission cuisine pourrait récupérer à sa charge la gestion des chambres froides. Nombre de barrières vauban sous-estimé. Il a fallut aller en rechercher en catastrophe. Les bénévoles de l'équipe construction doivent s'engager à être là le lundi matin. Pas le lundi soir. Équipe suffisemment fournie, sans projet nouveau. Certains bénévoles ont pu être déseuvrés. Mais ça a aussi permis de ranger le local Thyaux. Électricité : matériel obsolète à renouveler ; de l'ordre de 300€ d'investissement à prévoir. Mieux protéger les installations de la pluie. Améliorer le brief de l'équipe cuisine sur l'installation élec. Gestion éclairage MJC à simplifier pour ne pas obliger une personne de l'équipe élec à faire la fermeture. Améliorer la coordination entre les différents responsables d'équipes et le responsable parc (décisions contradictoires non concertées concernant des tables à déplacer le vendredi soir juste avant l'ouverture de l'accueil). ### Déco Bien passé. Équipe équilibrée. Sentiment de travailler à l'arrache, mais finalement ont pu faire ce qu'ils avaient prévu. Frustration à cause de la pluie du vendredi soir qui a pourri plusieurs éléments de déco. ### Cuisine Gros écarts de nombre de personnes à nourrir par rapport aux prévisions une semaine avant le montage. Améliorer ce suivi. Problème sur la plonge. Il faudrait changer l'orga de la cuisine pour rendre la plonge plus accessible aux fanfarons et permettre de donner un coup de main sans rentrer dans l'espace cuisine. Le lavage auto-géré ne donne pas entière satisfaction en terme de propreté. Gréer un deuxième point d'eau dans le parc pour lavage de main, remplissagge de bouteilles, afin de ne pas avoir à investir la cuisine. De l'ordre de 150 verres à pied cassés ou perdus chaque année. Passer à des éco-verres ? Mieux sécuriser l'équipe cuisine du démontage. Merci à Debs d'avoir assuré au pied levé. #### Vendredi Penser à anticiper des nappes propres pour le buffet. Essayer d'avoir plus de déco sur le buffet. Et faire des panneaux de présentation des plats et indiquer les allergènes. Affiner la prévision sur le nombre de mécènes et sponsors présents. #### Samedi midi Attention au timing pour le courses du repas. C'était serré cette année avec décalage de livraison du boucher de Thoissey (samedi matin au lieu de vendredi soir). #### Samedi soir Pas possible de faire prendre en charge le repas des fanfarons par l'équipe cuisine. Beaucoup de travail en plus, et vaisselle à faire en after. Proposition de revenir à une formule sandwich de qualité, dont le transport pourrait être géré par les poissons pilotes. Bug repas non livrés à la buvette principale. #### Dimanche Très mal passé du point de vue cuisine. Et la plonge à faire alors que ce n'était pas le cas les années précédentes. Et pas de point d'eau au camping car pas de concertation avec le gérant. #### Petits déjeuners L'équipe Merle arrive tôt le matin et fait un excellent boulot (et en particulier le déconchiage de l'after) mais part à 10h30 alors que la plupart des fanfarons arrivent plus tard. Il faut une équipe de relève afin de gérer la suite. Gazinières en fin de vie. Il faut investir dans au moins deux gros tripates 2000W. conserver deux gazinières pour les fours. #### Bars Très bons retours sur le bar à vin. Nettoyage des bars pas fait systématiquement. À organiser. Soucis de fourniture de glace pour maintenir au frais. Briefer les éuipes bar pour qu'ils gèrent leurs approvisionnement depuis les camions frigo sans se reposer sur l'équipe cuisine. ### Accueil fanfares Il faut du relai. Une vraie équipe, ou roulement avec les équipes bar. ### Gymnase Thoissey Les fanfarons préfèrent ce gymnase par rapport à celui de Saint-Didier, car bien mieux placé, même si plus viellot et moins clean. Coût de 1000€ en service de sécurité. ### Village Bon retours sur la presta toilettes sèches. Accueil du prestataire à mieux organiser (TdGnou non dispo le samedi après-midi) Faire du fléchage dans le village, en particulier là ou les gens vont habituellement se soulager (rue de Casarosa) Bon retours sur les food trucks. Il en faudrait un peu plus toutefois. Emplacement de la buvette principale pas idéal. C'était probablement mieux à l'emplacment précédent au milieu de la place devant Delume. Manque point d'eau buvettes pour laver les verres. Ou bien machine à laver industrielle à installer au village. Manque des poubelles dans thoissey. Livraison smidom pas au bon format (petit bacs au lieu de grands bacs). #### Bars de Thoissey Mauvais point pour les bars de Thoissey sur l'occupation au sol (pas de passage pompiers). Problème avec le camion pizza du Colysée et le camion paëlla du Krème. Déchets à rammasser ensuite. Il faut impérativement faire une réunion de préparation avec eux pour bien cadrer. Risque d'épuisement bénévoles village à cause du manque de fair play des bars. ### Restaurant du lundi Les repas des bénévoles fanfarons ont été payés par les fanfares. Rembourser à La Pustule et la LED les repas de leurs bénévoles. La qualité du repas a baissé par rapport aux années précédentes. ### Divers Peut-être un certain épuisement des ressources bénévoles avec l'événement du mois de mars. Pas de consensus sur ce constat. Remettre le planning annuel que PP avait fait en 2016 au goût du jour et s'en servir. Épuisement des bénévoles qui font ce qu'ils peuvent avec des bouts de ficelle. Clôturer les inscriptions bénévole plus tôt. Deadline à définir. Manque de concertation sur l'affectation par équipe, par rapport à l'historique et au préférences des bénévoles.. Accès des responsables de commission aux fichiers de suivi sur le drive. ### Implication municipalité Demander plus de soutien de la municipalité sur : * les relations avec com com * le fair play des bars On ne peut pas continuer si on n'a pas plus de soutien car épuisement des équipes. ## AG du 15/10/2022 Demander le prêt de la salle des fêtes. Si non, pas de repas. Si oui... il faut une équipe pour organiser.